Zgodnie z prawem każda operacja przetwarzania danych osobowych musi mieć podstawę prawną, czyli uzasadnioną przyczynę przetwarzania Państwa danych osobowych.
Przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych określimy cel (cele) przetwarzania i nie będziemy przetwarzać danych osobowych w sposób niezgodny z tymi celami.
Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
W celu nawiązania relacji z Klientem lub Dostawcą albo zawarcia umowy z Państwem.
cele
Przed nawiązaniem relacji z Państwem jako Klientem lub Dostawcą musimy przetwarzać Państwa dane osobowe. Na przykład, aby ocenić możliwość zatwierdzenia Państwa jako Klienta lub Dostawcę, musimy przeprowadzić następujące kontrole:
- Sprawdzenie uczciwości: W momencie nawiązywania relacji z Klientem jako instytucja finansowa sprawdzamy dostępne rejestry zewnętrzne i wewnętrzne rejestry Rabobank, rejestry incydentów i systemy ostrzegawcze, a także krajowe i międzynarodowe listy sankcyjne.
- Weryfikację tożsamości: W momencie nawiązywania relacji z Klientem, jako instytucja finansowa potwierdzamy Państwa tożsamość. Poprzez wykonanie kopii Państwa dokumentu tożsamości możemy zweryfikować czy dane wymagane w procesie identyfikacji są poprawne.
- Procedura Poznaj Swojego Klienta (Know Your Customer): Jesteśmy przekonani o znaczeniu i konieczności dobrego poznania swoich Klientów.
Do celów weryfikacji uczciwości i tożsamości możemy również korzystać z kontroli przeprowadzonych przez inne instytucje finansowe.
- Sprawdzenie ryzyka kredytowego: Przed nawiązaniem relacji z Klientem oceniamy czy możemy zaoferować Państwu swoje usługi.
W ramach oceny sprawdzamy Państwa kompetencje kredytowe z perspektywy ryzyka i potwierdzamy, czy są Państwo w stanie spełnić zobowiązania płatnicze z tytułu umowy. Ocenę tę określa się jako decyzję kredytową i opiera się ona na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji. Szczegółowe informacje o logicznych i prawnych podstawach zautomatyzowanego podejmowania decyzji kredytowych przedstawiono w pkt. 8.
Podstawa prawna
Państwa dane przetwarzamy w tych celach, ponieważ jesteśmy zobowiązani do tego przepisami prawa i/lub ponieważ jest to niezbędne w celu zawarcia umowy z Państwem.
W celu realizacji Umowy z Państwem.
cele
Po zawarciu umowy z Państwem będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu realizacji umowy, jak określono poniżej:
- Zarządzanie klientami i umowami: Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu ustanowienia i utrzymania relacji biznesowej z Państwem. Możemy również kontaktować się z Państwem w razie pojawienia się zaległości albo w celu zawiadomienia Państwa o pozostałym okresie lub nierozliczonych zobowiązaniach.
- Usługi: W celu świadczenia pewnych usług, które są objęte umową, z udziałem osób trzecich, na przykład gdy realizujemy usługi „rozliczeniowe i windykacyjne” dla naszych Partnerów.
- Korzystanie z aplikacji (mobilnych): Umożliwiamy Państwu korzystanie z naszych usług online. Jeżeli korzystają Państwo z naszych aplikacji (mobilnych) i/lub portali, zbieramy Państwa dane osobowe do celów zarządzania tożsamością i dostępem.
- Rozpatrywanie reklamacji: Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe, aby uzyskać możliwość przetworzenia każdej reklamacji lub roszczenia, które mogą Państwo wnieść.
Podstawa prawna
Przetwarzamy Państwa dane osobowe w tych celach, ponieważ jest to niezbędne, aby zrealizować umowę z Państwem.
W celu wypełniania zobowiązań prawnych.
cele
- Przestrzeganie prawa i przepisów, a także udostępnianie danych władzom, urzędom i organom nadzorczym: Zgodnie z (międzynarodowymi) przepisami prawa mamy obowiązek zbierania, analizowania i czasami przekazywania Państwa danych osobowych właściwym organom rządowym lub nadzorczym. Zobacz również: pkt 10.
Musimy przestrzegać prawa i przepisów, aby móc oferować Państwu usługi finansowe.
Poza tym musimy przestrzegać prawa i przepisów mających na celu zapobieganie oszustwom i przestępstwom, takich jak przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, które nakładają na nas obowiązek ustalenia beneficjenta rzeczywistego („UBO”) spółki, z którą zawieramy umowę.
Jeżeli organy skarbowe, sądy lub inne należycie upoważnione organy państwowe zażądają Państwa danych osobowych, mamy obowiązek prawny współpracy w ramach postępowania wyjaśniającego i ujawnienia w tym celu Państwa danych osobowych.
- Modele ryzyka: Zgodnie z europejskimi przepisami prawa mamy obowiązek prawny opracowania modeli ryzyka, które zawierają Państwa dane osobowe. W ten sposób możemy ustalać nasze ryzyko oraz wielkość bufora finansowego, jaki musimy utrzymać w związku ze świadczeniem usług finansowych na Państwa rzecz. Te modele ryzyka obliczają prawdopodobieństwo zalegania przez Państwa z zapłatą. Dzięki nim możemy zapobiec ewentualnym trudnościom płatniczym i/lub szybciej sobie z nimi poradzić.
Podstawa prawna
Przetwarzamy Państwa dane, ponieważ jesteśmy do tego zobowiązani przez prawo lub ponieważ w innym razie nie moglibyśmy zgodnie z prawem zrealizować umowy z Państwem, tak aby wypełnić obowiązek prawny. Jeżeli przepis prawa nie stwierdza wyraźnie, że musimy przetwarzać dane osobowe, aby wypełnić obowiązek prawny, ale takie przetwarzanie jest niezbędne, aby wypełnić ten obowiązek prawny, mamy prawnie uzasadniony interes, aby prowadzić takie przetwarzanie.
W celu zapewnienia Państwu i nam oraz sektorowi finansowemu bezpieczeństwa i uczciwego traktowania.
cele
Jako instytucja finansowa przetwarzamy Państwa dane osobowe w bezpieczny sposób, a także zapobiegamy oszustwom, praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu:
- Rejestry incydentów i systemy ostrzegawcze: Jeśli chcą Państwo zostać lub już są naszym Klientem, będziemy sprawdzać wewnętrzne (grupowe) rejestry incydentów i systemy ostrzegawcze. Również organy państwowe przesyłają nam imiona i nazwiska osób, z którymi instytucje finansowe nie powinny zawierać transakcji albo, na które sektor finansowy powinien zwracać szczególną uwagę. Mamy obowiązek wpisywać te imiona i nazwiska do naszych systemów ostrzegawczych. Jeżeli sprawdzamy rejestry incydentów i/lub systemy ostrzegawcze, możemy wprowadzać Państwa dane osobowe do tych rejestrów/systemów. W takim przypadku przekażemy Państwu odpowiednie zawiadomienie, chyba że będzie to niemożliwe, na przykład z powodu żądania policji prowadzącej postępowanie w interesie tego postępowania
- Ciągłe kontrole integralności i Poznaj Swojego Klienta (Know Your Customer): Gdy są Państwo naszym Klientem, jako instytucja finansowa, w dalszym ciągu sprawdzamy rejestry zewnętrzne i wewnętrzne rejestry Rabobank, rejestry incydentów i systemy ostrzegawcze, a także krajowe i międzynarodowe listy sankcji. Na bieżąco realizujemy również procedury Poznaj Swojego Klienta (Know Your Customer).
- Ogólnie dostępne źródła: Sprawdzamy informacje pochodzące z ogólnie dostępnych źródeł, takich jak rejestry publiczne, gazety czy Internet, starając się przeciwdziałać oszustwom, praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
- Bezpieczeństwo naszych obiektów: Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe do celów bezpieczeństwa i zarządzania dostępem fizycznym do naszych obiektów. Możemy na przykład wprowadzać Państwa dane osobowe do naszych systemów rejestracji gości, gdy będą odwiedzać Państwo nasze obiekty. Poza tym możemy także zbierać dane osobowe przy pomocy kamer w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
Podstawa prawna
Przetwarzamy Państwa dane, ponieważ jest to konieczne, aby wypełnić obowiązek prawny. Jeżeli nie mamy bezpośredniego obowiązku prawnego, aby przetwarzać Państwa dane, przetwarzamy te dane na podstawie realizacji umowy lub w prawnie uzasadnionym interesie AF, sektora finansowego albo naszych Klientów i pracowników. Takim prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona integralności i bezpieczeństwa każdej z wymienionych powyżej stron.
W celu wspierania rozwoju i ulepszania produktów i usług.
cele
Rozwijamy i ulepszamy produkty i usługi na bieżąco. Z takich działań korzystamy my, nasi klienci lub inne strony:
- Ulepszanie naszej strony internetowej: Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe, gdy analizujemy Państwa wizyty na naszej stronie internetowej, tak aby ulepszać tę stronę, portale lub aplikacje (mobilne). W tym celu korzystamy z funkcjonalnych plików cookie i podobnych technologii. W razie potrzeby uzyskamy Państwa zgodę (np. na marketingowe i analityczne pliki cookie). Szczegółowe informacje zawarte są w naszej Informacji o plikach cookie.
- Poprawa jakości naszych usług: Rejestrujemy i możemy przechowywać zapisane wiadomości e-mail. Te działania podejmowane są w celu poprawy jakości naszych usług, na przykład poprzez ocenę, coaching i szkolenie pracowników. Możemy również rejestrować rozmowy telefoniczne i przechowywać je.
- Badania w celu ulepszania naszych produktów i usług: Możemy prowadzić badania w celu ulepszania naszych produktów i usług, poprzez poproszenie Państwa na przykład o dobrowolne przedstawienie swojej reakcji lub opinii na temat produktu lub usługi. Takim badaniami zarządza się wewnętrznie lub zlecamy je osobie trzeciej, która będzie przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie na podstawie naszych instrukcji i w tym celu.
- Tworzenie profili Klientów i profili zainteresowań: Analiza danych osobowych umożliwia nam sprawdzenie, w jaki sposób korzystają Państwo z naszych produktów i usług, a także pozwala przydzielić Państwa do grup klientów, dzięki czemu możemy określać profile klientów i zainteresowań. Do celów tych analiz korzystamy również z informacji uzyskanych od innych stron i z ogólnie dostępnych źródeł.
Podstawa prawna
Przetwarzamy Państwa dane, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w pozyskaniu informacji w celu ulepszania oferowanych przez nas produktów i usług, w postaci na przykład uzyskania pozycji preferowanego i najbardziej wykwalifikowanego dostawcy dla Państwa i innych Klientów. W razie potrzeby możemy prosić Państwa o zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu opracowywania i ulepszania naszych produktów i usług. Nieudzielenie przez Państwa zgody nie wpłynie na usługi świadczone przez nas na Państwa rzecz. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
Do celów promocyjnych i marketingowych.
cele
Przetwarzamy Państwa dane osobowe do celów promocyjnych i marketingowych. W ramach takich działań możemy korzystać z danych osobowych uzyskanych od Państwa i od innych stron (takich jak Partnerzy). Optymalizujemy naszą relację biznesową z Państwem poprzez informowanie Państwa o podobnych produktach i usługach w granicach odpowiednich dla Państwa. W ten sposób mogą korzystać Państwo z naszych rozwiązań maksymalnie wykorzystując ich potencjał. Możemy również poprosić Państwa o zgodę na przetwarzanie Państwa danych do celów promocyjnych i marketingowych. Możliwość wykonywania przez nas niektórych form działań promocyjnych i marketingowych wymaga uzyskania Państwa zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Możemy korzystać z usług agencji reklamowych w celu kierowania reklamy do określonych grup docelowych, co odbywa się na podstawie określonych przez nas profili. Nigdy nie udostępniamy takim agencjom reklamowym Państwa danych osobowych.
Podstawa prawna
Przetwarzamy Państwa dane, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w optymalizowaniu naszej relacji biznesowej i informowaniu Państwa o możliwościach rozszerzenia tej relacji biznesowej. W razie potrzeby możemy również poprosić Państwa o zgodę na przetwarzanie Państwa danych do celów promocyjnych i marketingowych. Nieudzielenie przez Państwa zgody nie wpłynie na usługi świadczone przez nas na Państwa rzecz. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
Do celów realizacji procesów biznesowych, sprawozdawczości zarządczej i zarządzania wewnętrznego.
cele
Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu prowadzenia działalności gospodarczej oraz tworzenia raportów zarządczych i zarządzania wewnętrznego:
- Ryzyko kredytowe: Produkty finansowe wiążą się z ryzykiem kredytowym. Musimy ustalić poziom tego ryzyka, aby mieć możliwość obliczenia bufora finansowego, który należy utrzymywać. W związku z tym przetwarzamy dane osobowe związane z Państwa zobowiązaniami finansowymi wobec nas.
- Przelew wierzytelności/sekurytyzacja: Jeżeli przekazujemy naszą umowę z Państwem innej instytucji finansowej, nasza umowa zostaje przejęta, podczas gdy w razie fuzji lub podziału, Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez osobę trzecią przejmującą Państwa umowę z nami, ale warunkiem takiego przekazania jest wyrażenie przez taką osobę trzecią zgody na przestrzeganie obowiązujących przepisów o ochronie prywatności i danych.
- Audyty i badania wewnętrzne: W razie potrzeby możemy korzystać z Państwa danych osobowych w czasie wewnętrznych audytów i badań, na przykład w celu sprawdzenia, czy nowe zasady zostały poprawnie wprowadzone, albo w celu identyfikacji ryzyka.
- Realizacja naszych procesów biznesowych: Korzystamy z Państwa danych osobowych w celu realizowania, analizowania i usprawniania naszych procesów biznesowych, tak aby móc skuteczniej wspierać Państwa. Jeśli to możliwe, Państwa dane osobowe są wcześniej anonimizowane lub poddawane pseudonimizacji.
Podstawa prawna
Mamy prawnie uzasadniony interes w kategoryzacji i ustalaniu ryzyka, które jest nieodłącznie związane z prowadzoną działalnością, i w związku z tym podejmujemy kroki mające zminimalizować lub przenieść to ryzyko (lub jego część) i usprawnić nasze procesy biznesowe z korzyścią dla Państwa i dla nas.
W celu archiwizowania, prowadzenia badań naukowych lub historycznych albo w celach statystycznych.
cele
Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu ich archiwizowania w interesie publicznym, prowadzenia badań naukowych lub historycznych albo w celach statystycznych. Jeśli to możliwe, Państwa dane osobowe są wcześniej anonimizowane lub poddawane pseudonimizacji.
Podstawa prawna
Podczas przetwarzania danych osobowych do celów archiwizacji, badań naukowych lub historycznych albo celów statystycznych, dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu AF, sektora finansowego albo naszych Klientów i pracowników.
Jeżeli w tym punkcie wskazaliśmy istnienie prawnie uzasadnionego interesu w przetwarzaniu, bierzemy pod uwagę to, czy Państwa interes lub podstawowe prawa i wolności nie są w stosunku do niego nadrzędne.