POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité décrit nos pratiques en matière de confidentialité concernant la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation et la sécurité des renseignements personnels obtenus à l’égard de nos clients, notamment les demandeurs de crédit et les cautions (ci-après parfois désignés « vous », « votre » ou « vos »), dans le cadre des opérations de financement et plus particulièrement des décisions relatives à l’attribution de crédit, et a été élaborée en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « LPRPDE ») du Canada.

La protection des renseignements personnels des clients nous importe et nous sommes résolus à conserver les renseignements personnels que nous obtenons sur nos clients, notamment les demandeurs de crédit et les cautions, de manière sécuritaire et confidentielle. Nous utilisons les renseignements personnels vous concernant afin de vous fournir les produits et services que vous nous demandez et en vue de mieux vous connaître de sorte que nous puissions satisfaire à vos besoins et tenir compte de vos préférences. Nous pouvons ainsi vous offrir un service à la clientèle de qualité supérieure et des produits, programmes et services susceptibles de vous intéresser. Par conséquent, nous voulons que vous compreniez bien la nature des renseignements personnels que nous recueillons et la manière dont nous les utilisons et les partageons, de même que les mesures que nous prenons pour en assurer la sécurité.  

Certains de nos fournisseurs de produits et de services sont des entités avec lesquelles nous sommes affiliés ou liés par une coentreprise, un partenariat ou un autre lien similaire (les « filiales »). Ces filiales comprennent, sans s’y limiter, AGCO Finance, LLC, ou ses successeurs et ayants droit, AGCO Canada, Ltd., ou ses successeurs et ayants droit, AGCO Corporation, ou ses successeurs et ayants droit, et Cooperatieve Centrale Raiffeisen-Boerenleenbank, B.A. (« Rabobank »), ou ses successeurs et ayants droit, et toute filiale ou entité directe ou indirecte détenue ou contrôlée par Rabobank. Dans le but de vous fournir et de vous offrir certains produits ou services, les renseignements personnels vous concernant peuvent être recueillis, utilisés et divulgués à et par nos filiales, et la collecte, l’utilisation et la divulgation peuvent également être régies par les politiques de confidentialité de nos filiales.

Renseignements personnels que nous recueillons
Afin de traiter vos demandes de services, nous devons recueillir des renseignements personnels vous concernant. Selon la LPRPDE, « renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail. 

Par conséquent, dans la présente politique de confidentialité, les mentions faites de « renseignement personnel » réfèrent notamment aux renseignements suivants :

  • l’adresse de courriel et les autres renseignements identifiants ou personnels concernant les personnes qui sont des employés, et les nom, titre, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel et toute autre coordonnée concernant des personnes qui ne sont pas des employés;
  • les renseignements que nous recueillons afin de nous conformer aux exigences des organismes de réglementation de valeurs mobilières et des lois et règlements en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, et à des fins similaires, notamment :
    • la date de naissance;
    • les renseignements concernant l’entreprise ou l’emploi d’une personne;
    • une copie du permis de conduire, du passeport, de l’acte de naissance ou de toute autre pièce d’identité similaire;
    • les renseignements sur les tiers bénéficiaires des comptes d’une personne;
    • tout autre renseignement que peut exiger de temps à autre la loi.
  • le numéro d’assurance sociale et/ou d’autres identificateurs personnels recueillis aux fins de vérification du crédit et des antécédents d’une personne;
  • les rapports de crédit et les antécédents de crédit d’une personne, de même que les renseignements concernant ses actifs et ses passifs;
  • les renseignements sur les transactions et les comptes d’une personne auprès de nous ou de nos filiales, comme les antécédents de paiement ou les rapports d’opérations douteuses;
  • les renseignements sur les transactions financières avec des tiers dont les références nous ont été fournies;
  • les renseignements sur le profil de tolérance aux risques associés aux placements;
  • les renseignements sur les opérations et la détention de titres ainsi que les relevés de compte recueillis et conservés dans le cadre des opérations d’une personne avec nous;
  • tout autre renseignement personnel que nous pourrions recueillir avec le consentement d’une personne ou comme la loi l’autorise ou l’exige.

Prenez note que vous n’êtes pas tenu de nous communiquer votre numéro d’assurance sociale; cependant, afin de traiter votre demande de crédit de manière précise, nous devons connaître votre numéro d’assurance sociale et votre date de naissance ou encore votre numéro de permis de conduire. 

Collecte des renseignements personnels
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels dans un certain nombre de circonstances relatives à nos activités. Ainsi, nous pouvons recueillir auprès d’individus représentant des entreprises clientes ou par ailleurs posséder des renseignements personnels fournis par ceux-ci dans le cadre de la recherche d’une clientèle potentielle d’entreprises, de l’évaluation d’engagements d’emprunt potentiels, de la vérification diligente liée à des opérations proposées et à la gestion continue et de la prestation de services à notre clientèle. Vous êtes la principale source des renseignements personnels que nous demandons, mais nous pouvons aussi recueillir ou par ailleurs obtenir des renseignements personnels vous concernant par l’entremise d’un certain nombre d’autres sources, notamment :
  • les demandes de crédit complétées et les états financiers personnels complétés par les personnes dont les renseignements personnels sont inclus ou par le biais d’une demande de crédit d’entreprise, pouvant exiger que soient divulgués des renseignements sur une ou plusieurs personnes, y compris à titre de caution des obligations de l’entreprise cliente;
  • la correspondance, par écrit ou par voie électronique, entre nous et une entreprise cliente existante ou potentielle;
  • les renseignements sur l’entreprise que nous recevons de clients existants ou potentiels afin d’évaluer la possibilité d’une relation commerciale;
  • les bases de données accessibles au public que nous pouvons consulter afin d’en apprendre davantage sur des clients existants et potentiels;
  • les agences d’évaluation du crédit et les créanciers actuels et antérieurs;
  • nos mandataires;
  • les institutions financières tierces, les courtiers, les courtiers en valeurs mobilières et les références similaires fournies dans le cadre de notre évaluation d’une possibilité de relation commerciale avec un nouveau client;
  • nos recherches sur les marchés des capitaux, les secteurs d’activité et d’autres domaines pertinents à nos activités;
  • nos filiales avec lesquelles une personne pourrait avoir effectué des transactions par le passé;
  • l’utilisation de notre site Internet, qui, en règle générale, implique la collecte a) de données sur les visiteurs fournies volontairement par les utilisateurs du site; et b) de données provenant du site recueillies automatiquement par nos systèmes afin de nous fournir des renseignements sur l’utilisation du site et à des fins de recherche et d’analyse;
  • les registres publics (par exemple, afin d’obtenir et de confirmer les renseignements sur les sûretés publiées);
  • les opérations et les interactions continues avec nous.


Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne seront utilisés qu’aux fins consenties par la personne intéressée, sous réserve de certaines exceptions détaillées ci-après, comme il est autorisé en vertu de la LPRPDE.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels avec le consentement de la personne intéressée dans le cadre de la prise d’une décision de crédit, des processus d’ouverture de compte et de l’administration continue de compte, notamment aux fins suivantes :

  • examiner les formulaires de demande de crédit d’entreprise et les états financiers personnels ou les états de la valeur nette personnels dans le cadre du processus de crédit, notamment déterminer la solvabilité et consentir ou non un crédit par suite d’une demande de crédit;
  • évaluer les renseignements fournis dans le cadre des engagements d’emprunt potentiels;
  • vérifier l’identité des administrateurs, des membres de la direction, des cautions et des mandataires d’un emprunteur;
  • obtenir et échanger des renseignements sur le crédit, de temps à autre, des ou avec des agences d’évaluation du crédit, des références de crédit et d’autres sources avec lesquelles vous avez ou prévoyez avoir des transactions financières;
  • les divulguer et les transférer à un tiers dans le cadre d’un transfert ou d’une cession de la totalité ou d’une partie de nos intérêts dans une transaction financière; 
  • approuver votre admissibilité à nos produits, programmes et services, et vous en aviser;
  • développer et maintenir notre relation avec vous, notamment faire la promotion des produits et services financiers supplémentaires qui pourraient vous être avantageux ou vous intéresser ou vous offrir ces produits et services;
  • satisfaire aux exigences relatives à la gestion des risques, à la détection et à la prévention de la fraude et à la sécurité;
  • vérifier si le nom d’une personne figure sur une liste de personnes impliquées dans le blanchiment d’argent ou le financement d’activités terroristes ou à une liste similaire;
  • vérifier les transactions ou les comptes antérieurs d’une personne avec nous ou nos filiales internationales;
  • se conformer aux exigences en matière surveillance des opérations douteuses et aux exigences réglementaires en matière de déclaration et de divulgation d’information; 
  • satisfaire les exigences juridiques, réglementaires et d’autoréglementation de l’industrie;
  • gérer, administrer les actifs d’un emprunteur et les produits et services demandés, ainsi qu’en assurer le service;
  • recueillir ou activer d’une autre façon les comptes et percevoir les montants qui nous sont dus; 
  • relativement aux audits;
  • relativement à certaines opérations commerciales liées à nos activités ou nos actifs, comme il est décrit plus en détail à la rubrique « Divulgation et transfert des renseignements personnels » ci-après;
  • tenir à jour les livres comptables pour des périodes raisonnables afin de satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires relatives à la conservation des registres;
  • de façon générale, gérer et administrer nos activités;
  • à toute autre fin à laquelle une personne consent ou comme la loi l’autorise ou l’exige.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels sans le consentement de la personne intéressée dans les cas suivants :

  • nous avons des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans une enquête relative à une violation d’une loi fédérale, provinciale ou étrangère et que les renseignements seront utilisés aux fins de cette enquête;
  • il y a une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
  • l’utilisation des renseignements est faite à des fins statistiques ou de recherche;
  • les renseignements sont rendus publics;
  • l’utilisation des renseignements est clairement dans l’intérêt de la personne intéressée et il est impossible d’obtenir son consentement en temps opportun;
  • la connaissance et le consentement de la personne intéressée pourraient compromettre l’accès aux renseignements ou leur exactitude, et
  • la collecte est nécessaire pour faire enquête sur l’inexécution d’une obligation.

Divulgation et transfert des renseignements personnels
Les renseignements personnels seront divulgués à nos employés, à nos comités et aux membres du conseil d’administration qui doivent connaître ces renseignements pour accomplir leur travail, notamment comme il est indiqué ci-après. Nous pouvons par ailleurs divulguer des renseignements personnels avec le consentement de la personne intéressée, comme la loi l’autorise ou l’exige.

  • Services et opérations : Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels lorsqu’il est nécessaire de le faire dans le cadre des opérations ou des services demandés par le client duquel vos renseignements personnels sont concernés.
  • Divulgation au sein de notre organisation :  Certains renseignements personnels concernant les représentants individuels (y compris les membres de la direction, les administrateurs, les actionnaires, les propriétaires, les commettants, les bénéficiaires et les cautions) de nos entreprises clientes peuvent être divulgués à nos filiales aux fins de nos et de leurs obligations continues de gestion des risques, de détection de la fraude et de sécurité, et aux fins de vérification de l’identité, de l’information financière et des antécédents connexes dans le cadre de l’offre de nos ou de leurs produits et services.
  • Fournisseurs de services :  Nous pouvons avoir recours à des mandataires et à des fournisseurs de services (y compris des fournisseurs de services de technologie informatique et de services financiers, comme des agences d’évaluation du crédit, et ceux de nos filiales agissant à ce titre) pour la collecte, l’utilisation, le stockage et/ou le traitement des renseignements personnels pour notre compte, et les renseignements personnels peuvent être communiqués à ces entités aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité. 
  • Opérations commerciales :  Les renseignements personnels peuvent être utilisés et divulgués aux parties liées à certaines transactions commerciales proposées ou courantes, comme le financement, la titrisation, l’assurance, la vente, la cession ou toute autre disposition de la totalité ou d’une partie de nos activités ou de nos actifs, et aux fins d’évaluation et/ou d’exécution d’une opération proposée. Ces fins peuvent comprendre l’autorisation donnée à ces parties de déterminer si l’on doit ou non donner suite à une opération proposée, la satisfaction des obligations en matière de production de rapports, d’inspection ou d’audit de ces parties et la divulgation des renseignements personnels dans le cadre de la conclusion d’une vente ou d’un transfert d’actifs comme un portefeuille de location. Nos cessionnaires ou les successeurs de nos activités ou de nos actifs peuvent utiliser et divulguer les renseignements personnels vous concernant à des fins similaires à celles décrites dans la présente politique de confidentialité.
  • Processus internes : Nous pouvons divulguer des renseignements personnels lorsqu’il est raisonnablement nécessaire de le faire afin de satisfaire aux exigences en matière d’assurance, d’audit, de traitement, de sécurité et de réglementation ainsi qu’aux exigences d’autoréglementation du secteur.

 

Les renseignements personnels seront divulgués à des tiers avec la connaissance et le consentement de la personne intéressée; sous réserve, cependant, que la LPRPDE nous autorise à divulguer des renseignements personnels à des tiers, sans la connaissance et le consentement de la personne intéressée, dans les cas suivants :

  • à un avocat qui nous représente;
  • afin de percevoir une créance qui nous est due par la personne intéressée ou le client à l’égard duquel les renseignements personnels concernant la personne intéressée ont été recueillis;
  • afin de nous conformer à une assignation, un mandat ou une autre ordonnance du tribunal ou d’un organisme investi des pouvoirs requis;
  • aux autorités policières dans le cadre d’une enquête civile ou criminelle;
  • un organisme gouvernemental ou un ministère demandant les renseignements;

 

la LPRPDE nous autorise également à communiquer des renseignements personnels à un tiers, sans la connaissance ou le consentement de la personne intéressée, si la communication est simplement à des fins de traitement et que le tiers n’utilise les renseignements qu’aux fins pour lesquelles ils ont été communiqués. 

Nous veillerons, par des moyens contractuels ou autres, à ce que le tiers à qui les renseignements personnels ont été divulgués ou communiqués protège les renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité et ne les utilise qu’aux fins pour lesquelles ils ont été divulgués ou communiqués.

Divulgation et communication à l’extérieur du Canada
Certains tiers et certaines sociétés affiliées à qui nous pouvons divulguer ou communiquer des renseignements personnels peuvent être situés à l’extérieur du Canada, et les renseignements personnels peuvent, par conséquent, être divulgués, communiqués, conservés (y compris par voie électronique) ou traités à l’extérieur du Canada aux fins décrites aux présentes.  

 

Par conséquent, les renseignements personnels divulgués, communiqués, conservés ou traités à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis aux exigences juridiques de pays étrangers qui s’appliquent à nous, notamment la Patriot Act des États-Unis, en vertu de laquelle toutes les institutions financières sont tenues d’obtenir, de vérifier et de consigner les renseignements qui permettent d’identifier chaque client et chaque installation, afin de faciliter la capacité des autorités américaines d’effectuer des recherches et de saisir ou de contraindre la divulgation des dossiers.

Consentement
Le consentement exprès écrit d’une personne sera obtenu au plus tard au moment de recueillir les renseignements personnels, et les fins de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels seront communiquées à la personne au moment de lui demander son consentement. Lorsque le consentement de la personne est obtenu afin d’utiliser ses renseignements nous avons le consentement implicite de la personne intéressée à recueillir ou recevoir des renseignements supplémentaires qui sont jugés nécessaires pour les fins auxquels ils ont été initialement recueillis. Le consentement exprès sera obtenu si une nouvelle utilisation est identifiée.

En signant une demande de crédit et/ou d’autres formulaires, la personne consent implicitement à l’obtention et/ou à la vérification de renseignements par des tiers comme les banques, les bureaux de crédit, les autres prêteurs et les compagnies d’assurance dans le cadre de l’évaluation de l’admissibilité d’une personne ou d’une entreprise cliente pour le compte de laquelle les renseignements personnels concernant la personne sont recueillis.

Une personne peut choisir de ne pas fournir la totalité ou une partie des renseignements personnels en tout temps, mais si nous sommes dans l’impossibilité de recueillir suffisamment de renseignements pour approuver une demande de crédit, la demande pourrait être retardée ou refusée.

Un client ou une personne peut retirer son consentement à l’utilisation des renseignements personnels le concernant en tout temps en nous présentant une telle demande par écrit. 

La présente politique de confidentialité ne couvre pas les statistiques à partir desquelles l’identité des personnes ne peut être établie. Nous nous réservons le droit d’utiliser et de divulguer les données statistiques comme nous le jugeons approprié.

Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels seront conservés dans les dossiers des clients tant que le dossier est actif et pour la durée prévue par les lois et les règlements applicables.

Un dossier sera réputé inactif si une demande de crédit est rejetée, lorsque les obligations financières ont été complètement honorées et que les sûretés ont été libérées ou lorsqu’une garantie prend fin. Les renseignements contenus dans un dossier inactif seront conservés pendant sept (7) ans, sauf dans le cas où une demande est rejetée, auquel cas, le dossier et tous les renseignements personnels contenus dans le dossier seront conservés pendant deux (2) ans.

Exactitude
Nous nous efforçons de nous assurer que les renseignements personnels fournis par la personne et consignés dans son ou ses dossiers actifs sont exacts, à jour et complets pour les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis, utilisés, conservés et divulgués. Les personnes sont tenues de nous informer de tout changement visant les renseignements personnels ou sur l’entreprise que nous avons recueillis. Les renseignements contenus dans les dossiers inactifs ne sont pas mis à jour.

Mesures de protection
Nous utilisons de mesures de protection matérielles, organisationnelles et technologiques afin de protéger les renseignements personnels et ils ne sont à la disposition qu’aux seuls employés et tiers qui doivent connaître ces renseignements aux fins prévues dans la présente politique de confidentialité.

Mesures de protection organisationnelles : Seules les personnes qui ont besoin de consulter les renseignements personnels pour rendre une décision concernant l’attribution de crédit y auront accès. Ni nos employés ni notre conseil d’administration ne sont autorisés à copier ou à conserver les renseignements personnels concernant des personnes ou des clients, et doivent restituer, pour qu’ils soient détruits, tous les renseignements qui leur ont été remis aux fins d’examen lorsque le but pour lequel ces renseignements ont été fournis a été atteint.

Mesures de protection matérielles : Les dossiers actifs sont rangés dans des classeurs verrouillés lorsqu’ils ne servent pas. L’accès aux zones de travail où les dossiers actifs peuvent être utilisés est limité aux employés et aux tiers autorisés. Tous les dossiers inactifs ou les renseignements personnels n’étant plus nécessaires sont déchiquetés avant d’en disposer afin de prévenir toute divulgation involontaire à des personnes non autorisées.

Mesures de protection technologiques : Les renseignements personnels contenus dans les ordinateurs et les bases de données électroniques de notre organisation sont protégés par un mot de passe, conformément à nos politiques internes. L’accès aux ordinateurs de notre organisation est également protégé par un mot de passe. Le routeur ou le serveur Internet assurant les services à notre organisation est doté d’un pare-feu qui offre une protection des renseignements personnels et confidentiels de l’entreprise contre les attaques de virus et les logiciels « renifleurs » qui découlent de l’activité dans Internet.

Plaintes/recours
Si une personne s’inquiète de nos pratiques relativement au traitement des renseignements personnels, elle peut formuler une plainte par écrit et l’envoyer à la personne responsable de la conformité mentionnée dans la présente politique de confidentialité. Après vérification de l’identité de la personne, notre personne responsable de la conformité procédera sans tarder à l’enquête concernant la plainte et répondra à la personne dans les 60 jours.

Lorsque notre personne responsable de la conformité détermine que la plainte de la personne est bien fondée, elle prendra les mesures nécessaires pour que la pratique irrégulière de traitement des renseignements soit corrigée et/ou que nos politiques et procédures en matière de respect de la vie privée soient révisées. 

Si notre personne responsable de la conformité détermine que la plainte d’une personne n’est pas bien fondée, il en avisera celle-ci par écrit. Si la personne n’est pas satisfaite de la conclusion et des mesures prises par notre personne responsable de la conformité, elle peut présenter une plainte au Commissaire à la vie privée du Canada à l’adresse ci-dessous :

Commissaire à la vie privée du Canada
112 Kent Street, Ottawa
(Ontario)  K1A 1H3
Tél. : 1-800-282-1376
Site Web : www.privcom.gc.ca

Questions, demandes d’accès et plaintes
Toute question concernant la présente politique de confidentialité peut être adressée à notre personne responsable de la conformité. Les demandes d’accès aux renseignements ou les plaintes doivent être présentées par écrit et envoyées à la personne responsable de la conformité à l’adresse ci-dessous :

Personne responsable de la conformité
Compagnie de Financement AGCO Canada, Ltée
a/s AGCO Finance, LLC 
8001 Birchwood Court
P.O. Box 2000
Johnston, Iowa 50131-0020

Courriel : usprivacyoffice@agcofinance.com

Si par suite de la demande d’accès aux renseignements, la personne découvre que les renseignements que nous possédons sont inexacts ou incomplets, lorsque la personne aura présenté une preuve documentaire attestant les bons renseignements, nous apporterons sans délai les modifications demandées aux fichiers actifs de la personne.

Modification de la politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité prend effet le 1er avril 2020. La présente politique de confidentialité peut être modifiée selon les développements dans la LPRPDE ou les autres lois applicables en matière de confidentialité, et la personne responsable de la conformité examinera et révisera la présente politique de confidentialité de temps à autre afin qu’elle se conforme aux modifications aux lois en matière de confidentialité. Toute modification apportée à la présente politique de confidentialité s’appliquera aux renseignements personnels recueillis à compter de la date d’affichage de la politique de confidentialité révisée.


Politique de confidentialité, avril 2020